Где хранить документы организации?

В ходе деятельности любой компании неизбежно образуется огромное количество документации: бухгалтерские и кадровые документы, всевозможная отчетность и многое другое. И все это необходимо где-то хранить. Причем хранить, не просто сложив в коробки в углу офиса. Во-первых, для самих документов необходимо соблюдать условия хранения, чтобы они не были утеряны или испорчены. А во-вторых, большие объемы бумаг, хранящиеся в ненадлежащем месте (например, затрудняющие проход), являются нарушением правил пожарной безопасности. Что же делать в таком случае?

Решение предлагают архивные компании. Как правило, у них имеются собственные большие складские площади, где поддерживается оптимальный температурный и влажностный режим для хранения документов. Некоторые считают, что арендовать место для своих бумаг – это дорогая услуга. Однако цена архивного хранения здесь сопоставима с той суммой денег, которую вы потеряете, нанимая архивариуса или заставляя своих сотрудников выполнять дополнительные обязанности, а также занимая под хранение офисные площади.

Каковы преимущества хранения документов вне офиса?

В первую очередь это безопасность. Как уже говорилось выше, в хранилищах создается оптимальный климат для долговременного хранения документов. Они также в обязательном порядке оборудованы системами пожаротушения, видеонаблюдения. Переживать за безопасность конфиденциальной информации также не стоит. Документы хранятся в закрытых коробах, информация о том, что конкретно здесь лежит, доступна только по штрих-коду. А доступ к бумагам будет только у тех людей, кому вы его предоставите.

Во-вторых, это порядок и ваше спокойствие. Если вам потребуется какой-то документ, например, для налоговой проверки, вам не потребуется часами его искать. Архивная компания в минимальные сроки найдет его и привезет вам в тот же день или пришлет отсканированную копию в течение 10 минут. Еще проще работать будет, если вы решитесь на создание электронного архива и перевод всей бумажной работы в электронный формат.

И в-третьих, это экономия. Освободившиеся площади вы сможете передать для выполнения основной деятельности компании. Сотрудники в отсутствие непрофильной нагрузки будут больше времени тратить на свои основные задачи, а значит, работать более эффективно.

Хранение документов вне офиса – это безопасно, удобно и выгодно!